Rheolwr Llety Cynorthwyol (Eiddo)

Disgrifiad Swydd

Y rôl
Beth fyddwch chi’n ei wneud
Pwy ydych chi – Cymwysterau, Profiad, Gwybodaeth a Sgiliau sy’n ofynnol
Sut i wneud cais
Buddion
Fisa Cyflogaeth

Y rôl

Mae'r tîm Llety (Eiddo) yn gyfrifol am reolaeth weithredol ystâd breswyl y Brifysgol, gan sicrhau bod yr holl lety yn ddiogel, yn cydymffurfio, yn cael ei gynnal yn dda, ac yn darparu amgylchedd byw rhagorol i fyfyrwyr ac ymwelwyr.  Mae'r tîm yn ganolog i’r gwaith o sicrhau bod y brifysgol yn bodloni rhwymedigaethau statudol a rheoleiddiol yn unol â chod Ymarfer Llety Prifysgolion y DU, ac mae’n cefnogi amcanion y Brifysgol ar gyfer bodlonrwydd myfyrwyr, enw da, a chynhyrchu incwm. 

Bydd y Rheolwr Llety Cynorthwyol (Eiddo) yn atebol i’r Uwch Reolwr Llety (Eiddo) ac yn cynorthwyo’r Uwch Reolwr i oruchwylio ystod o wasanaethau sy'n gysylltiedig ag eiddo a ddarperir gan randdeiliaid mewnol ac allanol.  Mae hyn yn cynnwys cynllunio cylch bywyd, gwaith cynnal a chadw a gynlluniwyd ymlaen llaw a gwaith adweithiol, cydymffurfiaeth statudol, gweithgarwch adnewyddu, a gweithio i sicrhau bod y portffolio preswyl yn parhau i fod yn addas i'r diben, yn wydn ac yn gynaliadwy. 

Bydd y Rheolwr Llety Cynorthwyol (Eiddo) yn gweithio'n agos gyda chydweithwyr Ystadau, Rheoli Cyfleusterau, Gwasanaethau i Fyfyrwyr, Swyddfeydd Llety a Chynadledda, a phartneriaid mewnol ac allanol eraill, gan sicrhau bod y gwasanaethau a ddarperir i breswylwyr sy'n byw mewn llety sy'n eiddo i'r brifysgol ac a reolir gan y brifysgol yn cael eu darparu'n effeithlon, yn gyson, ac i safon broffesiynol uchel er mwyn gwneud y mwyaf o brofiad y cwsmer a bodloni ystod o rwymedigaethau cydymffurfio.

Mae rôl y tîm Llety (Eiddo) yn hyn o beth yn hanfodol i gynnal a gwella enw da’r Brifysgol am lety o safon uchel ac mae’n chwarae rhan bwysig wrth gefnogi’r gwaith o ddenu myfyrwyr, cadw myfyrwyr, sicrhau eu lles a’u profiad preswyl cyffredinol.

Mae gan y swydd hon Lefel B2 hanfodol mewn Cymraeg Llafar ac Ysgrifenedig.

I wneud ymholiad anffurfiol, cysylltwch â Tom Bates yn tgb@aber.ac.uk.   

Fel arfer fe benodir i swyddi o fewn 4 - 8 wythnos wedi’r dyddiad cau. 

Beth fyddwch chi’n ei wneud

Gallai'r disgrifiad swydd hwn gael ei adolygu a'i newid i gyd-fynd â newidiadau yn anghenion y Brifysgol, i ddarparu cyfleoedd datblygu priodol, ac/neu i ychwanegu unrhyw ddyletswyddau rhesymol eraill.

Rheoli Eiddo

• Cynorthwyo’r Uwch Reolwr Llety (Eiddo) i sicrhau bod yr ystâd breswyl yn cael ei chynnal i safon uchel gyson, gan ddarparu amgylchedd diogel, sy’n cydymffurfio ac sy’n groesawgar i breswylwyr, yn unol â'r holl ddeddfwriaeth tai, adeiladu a landlordiaid perthnasol, gan gynnwys Cod Ymarfer Llety Prifysgolion y DU.  
• Chwarae rhan ganolog wrth oruchwylio cyflwr a pherfformiad y ffabrig adeiladu, y gosodiadau, y ffitiadau, y dodrefn a’r ardaloedd cymunedol, gan weithio ar y cyd ag Ystadau, Cyfleusterau a chydweithwyr sy’n gontractwyr trydydd parti cymeradwy. 
• Ar y cyd ag Ystadau a chydweithwyr sy’n gontractwyr trydydd parti cymeradwy, cynorthwyo i fonitro’r rhaglenni amnewid ar ddiwedd cylch oes, y gwaith cynnal a chadw ataliol sydd wedi'i gynllunio (PPM), a’r amserlenni cydymffurfiaeth statudol i sicrhau bod asedau'n cael eu cynnal yn effeithiol ac yn gynaliadwy.
• Chwarae rhan weithredol wrth oruchwylio unrhyw brosiectau adnewyddu, prosiectau gwella a mân waith cyfalaf, yn enwedig yn ystod cyfnodau gwyliau, gan sicrhau bod prosiectau'n cael eu cyflawni ar amser, o fewn y gyllideb, ac i safonau ansawdd y cytunwyd arnynt.
• Bod yn fan cyswllt ar gyfer materion sy'n gysylltiedig ag eiddo, cydlynu a chyfathrebu â phreswylwyr, cydweithwyr y Brifysgol, a rhanddeiliaid allanol ynghylch gwaith sydd wedi’i gynllunio o flaen llaw a gwaith adweithiol, i leihau aflonyddwch a rheoli disgwyliadau.  

• Nodi risgiau, tueddiadau a chyfleoedd sy'n ymwneud â chyflwr a pherfformiad eiddo, gan wneud argymhellion ar gyfer gwelliannau parhaus a buddsoddiad yn y dyfodol. 
• Gweithio'n agos gyda chydweithwyr yn y Swyddfa Llety a Chynadledda, ynghyd â darparwyr gwasanaethau mewnol (sef Ystadau a Chyfleusterau) i gefnogi gweithrediad y cyfnod cynadledda dros yr haf.

Rheoli Pobl

• Hyrwyddo diwylliant gwaith cadarnhaol, cynhwysol a phroffesiynol sy'n gweld gwerth mewn gwaith tîm, cydweithredu, lles, a gwelliant parhaus.
• O bryd i'w gilydd, rhoi cyfarwyddyd i gydweithwyr yn yr adrannau gwasanaeth a chontractwyr trydydd parti.
• Bod yn fan cyswllt allweddol o ddydd i ddydd i ddarparwyr gwasanaethau mewnol ac allanol, gan weithio'n effeithiol i reoli perthynas â rhanddeiliaid. 

Rheolaeth Ariannol

• Cyfrannu at sefydlu, rheoli a monitro’r gyllideb Llety i sicrhau defnydd effeithiol o adnoddau.
• Caffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith yn unol â Rheoliadau Ariannol y Brifysgol a pholisïau Caffael, gan sicrhau tryloywder a gwerth am arian.
• Cynorthwyo â’r gwaith monitro ac adolygu perfformiad contractwyr yn erbyn Dangosyddion Perfformiad Allweddol a chytundebau lefel gwasanaeth y cytunwyd arnynt. 

Iechyd, Diogelwch a Chynaliadwyedd Amgylcheddol

• Cynorthwyo’r Uwch Reolwr Llety (Eiddo) i sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth iechyd, diogelwch a diogelwch tân ar draws yr ystâd breswyl
• Cynorthwyo’r Uwch Reolwr Llety (Eiddo) i oruchwylio’r gwaith o gwblhau asesiadau risg, asesiadau risg tân, archwiliadau, arolygiadau, a phrofion statudol, gan sicrhau bod camau gweithredu yn cael eu dilyn a'u cwblhau o fewn amserlenni y cytunwyd arnynt.
• Cadw cofnodion cywir y gellir eu harchwilio o ran cydymffurfiaeth, digwyddiadau, a chamau a gymerwyd i adfer sefyllfaoedd.  
• Hyrwyddo diwylliant iechyd a diogelwch cryf ymhlith staff, contractwyr a phreswylwyr.
• Cynorthwyo’r gwaith o gyflawni amcanion cynaliadwyedd amgylcheddol y Brifysgol, gan gynnwys effeithlonrwydd ynni, lleihau gwastraff, a rheoli adnoddau mewn modd cyfrifol.

Rheoli Gwybodaeth a Systemau

• Sicrhau bod y cofnodion electronig a phapur sy'n ymwneud â rheoli eiddo, cydymffurfio, prosiectau a chynllunio gweithredol, yn cael eu cynnal a’u cadw yn gywir, yn amserol ac yn ddiogel.
• Defnyddio systemau TG perthnasol (e.e. Kinetics, AStRA, ABW, APEX, StarRez, ISARR, Planet FM, QFM) i wella ansawdd data, cofnodi a darparu gwasanaethau. 
• Cynorthwyo’r Uwch Reolwr Llety (Eiddo) i gynhyrchu a dadansoddi gwybodaeth reoli er mwyn cynorthwyo wrth wneud penderfyniadau, monitro perfformiad, a gwella’n barhaus.
• Sicrhau bod gofynion diogelu data a llywodraethu gwybodaeth yn cael eu cadw bob amser.

Cynllunio, Trefnu a Pharodrwydd Gweithredol

• Cynorthwyo â’r cynllunio gweithredol tymor byr a thymor hir ar gyfer yr ystâd breswyl, gan sicrhau bod gweithgareddau sy’n ymwneud ag eiddo yn cyd-fynd â'r calendr academaidd a blaenoriaethau busnes.
• Cynorthwyo ac arwain ar wahanol agweddau ar y gwaith o baratoi’r eiddo ar gyfer digwyddiadau mawr fel y Penwythnos Croeso, Diwrnodau Agored, a Graddio, yn ogystal â’r pontio rhwng busnes yn ystod y tymor a busnes yn ystod gwyliau.  
• Cyfrannu at brosesau cynllunio yn ymwneud ag ymateb i argyfwng, parhad busnes, a meithrin gwytnwch, gan sicrhau parodrwydd a chydlynu effeithiol os oes digwyddiad neu achos o darfu.
• Gweithio ar y cyd â rhanddeiliaid mewnol ac allanol i sicrhau bod gwasanaethau’n cael eu darparu’n ddi-dor a bod y profiad preswyl yn un cadarnhaol.

Dyletswyddau Eraill

Ymgymryd â dyletswyddau eraill a glustnodir i chi gan eich rheolwr llinell, sy’n cyd-fynd â graddfa'r swydd.  

Mynd ati’n rhagweithiol i gefnogi’r rhaglen Bywyd Preswyl i adeiladu cymunedau cynhwysol a meithrin lles myfyrwyr, gan weithio'n agos gyda Gwasanaethau i Fyfyrwyr ac Undeb y Myfyrwyr.

Mynd ati’n rhagweithiol i feithrin cyswllt â chymdeithasau a chydweithwyr yn y sector (e.e. ASRA, CUBO a rhwydwaith Prifysgolion y DU) er mwyn gallu manteisio ar arferion gorau a rhwydwaith ehangach i gefnogi cyfleoedd dysgu. 

Cymryd rhan mewn prosiectau a rhaglenni eraill y brifysgol yn unol â chyfarwyddiadau, ac ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau ychwanegol sy'n gymesur â'r rôl, fel y'u pennir i chi gan y rheolwr llinell.  

Dangos hyblygrwydd trwy gynorthwyo cydweithwyr mewn cyfnodau pan fo’r llwyth gwaith yn drwm, gan gynnwys mynd i ddigwyddiadau allweddol y brifysgol megis diwrnodau agored a seremonïau graddio, a all gynnwys gweithio ar benwythnosau. 

Hyrwyddo cyfle cyfartal, a chefnogi a chynnal ymrwymiad y Brifysgol i amrywioldeb a chynhwysiant ym mhob agwedd ar eich gwaith.  

Cefnogi strategaeth y brifysgol a’r cynlluniau ategol.  Ymgymryd â datblygiad personol a phroffesiynol parhaus, gan gynnwys ymgymryd â gweithgareddau hyfforddi perthnasol er mwyn datblygu’ch hunan a chefnogi datblygiad pobl eraill.

Cyflawni’r cyfrifoldebau iechyd a diogelwch sy'n briodol i'r swydd, gan fynd ati’n weithredol i hybu iechyd, diogelwch a lles personol y staff a’r myfyrwyr fel aelod o gymuned Aberystwyth.  Cefnogi hefyd ymrwymiad y Brifysgol i gynaliadwyedd amgylcheddol trwy arferion a chyfranogiad cyfrifol.    

Datblygu amserlenni gwaith tymor hir a byrdymor i ddiwallu anghenion y busnes.

Helpu i drefnu a bod yn rhan o’r rota dyletswydd ar alwad y tu allan i oriau swyddfa yn unol â Pholisi Parod i Weithio'r Brifysgol (https://www.aber.ac.uk/cy/hr/info-staff/all/policy-and-procedure/standby/).

Nid yw'r uchod yn rhoi rhestr gynhwysfawr o’r holl ddyletswyddau sy'n gysylltiedig â'r rôl hon.  

Pwy ydych chi – Cymwysterau, Profiad, Gwybodaeth a Sgiliau sy’n ofynnol

Hanfodol 

1. Addysg ar lefel gradd, neu’n meddu ar wybodaeth a phrofiad cyfwerth mewn rheoli gwasanaethau yn ymwneud ag eiddo, llety neu wasanaethau tebyg sy’n canolbwyntio ar gwsmeriaid.
2. Gwybodaeth a/neu’r gallu i reoli cydymffurfiaeth â deddfwriaeth tai, Cod Ymarfer Llety Prifysgolion y DU a rheoliadau'r Brifysgol.
3. Dealltwriaeth ragorol o iechyd a diogelwch, diogelu, a gofal cwsmeriaid mewn lleoliadau preswyl neu mewn sefyllfaoedd tebyg.
4. Y gallu i weithio'n hyblyg ac yn effeithiol yn ystod adegau prysur, â’r gallu i reoli a delio â sefyllfaoedd heriol.
5. Sgiliau trafod a negodi cryf, dawn wrth ymdrin â phobl a'r gallu i ddylanwadu ar eraill.
6. Hyfedredd TG, gan gynnwys gallu gweithio gyda systemau archebu, RhPC, neu systemau rheoli cyfleusterau.
7. Agwedd ragweithiol, drefnus tuag at heriau gweithredol gan ganolbwyntio ar atebion.
8. Moeseg sy'n canolbwyntio ar gwsmeriaid a phobl, gyda sgiliau amlwg wrth ddarparu gwasanaeth i gwsmeriaid a phrofiad i ymwelwyr.
9. Cymraeg Llafar ac Ysgrifenedig Lefel B2.

Manteisiol

1. Profiad o reoli llety mewn Addysg Uwch.
2. Trwydded yrru ddilys gyflawn neu'r hawl gyfatebol i yrru yn y DU
3. Gwybodaeth am y Cod Ymarfer Prifysgolion yn y DU neu safonau llety tebyg.
4. Gwybodaeth am systemau meddalwedd llety (e.e., StarRez).
5. Cymraeg Llafar ac Ysgrifenedig Lefel C1.

*Cewch ragor o wybodaeth am lefelau'r iaith Gymraeg yma:

https://www.aber.ac.uk/cy/hr/policy-and-procedure/welsh-standards/

Sut i wneud cais

I hyrwyddo gweithlu hyblyg, bydd y Brifysgol yn ystyried ceisiadau gan unigolion sy'n chwilio am drefniadau gwaith amser llawn, rhan-amser, rhannu swydd, neu yn ystod y tymor yn unig.

Dylid gwneud cais am y swydd wag hon trwy jobs.aber.ac.uk.   Mae croeso i chi wneud cais am unrhyw swydd yn Gymraeg neu yn Saesneg, a bydd pob cais a gyflwynir yn cael ei drin yn gyfartal.

Buddion

• Polisi gweithio’n hyblyg
• Gweithio hybrid
• 36.5 awr yr wythnos ar gyfer swyddi amser llawn
• Hawliau gwyliau hael – 27 diwrnod o wyliau blynyddol ynghyd â gwyliau banc a’r dyddiau pan fo’r Brifysgol ar gau
• Ymrwymiad i Ddatblygiad Proffesiynol
• Cyfraniad uwch i'n cynlluniau pensiwn gweithle
• Cynlluniau cydnabod a gwobrwyo staff
• Cyfle i ddysgu ac i loywi eich Cymraeg am ddim
• Bwrsariaeth tuag at symud i’r ardal
• Absenoldeb Mamolaeth, Tadolaeth, Rhieni a Mabwysiadu
• Gostyngiadau i staff yn yr adnoddau chwaraeon a’r mannau gwerthu ar y campws. 

Darllenwch ymlaen

Yn gyffredinol, mae Prifysgol Aberystwyth yn cefnogi gweithio hybrid, gan ganiatáu cymysgedd o weithio yn y swyddfa a gweithio o bell ar gyfer rolau addas i wella hyblygrwydd a chynhyrchiant. Mae disgrifiadau swyddi fel arfer yn manylu ar leoliad gwaith cynradd ochr yn ochr â chyfleoedd ar gyfer gwaith hyblyg, o bell, neu gartref, yn amodol ar anghenion y gwasanaeth a chymeradwyaeth y rheolwr.

Rydym yn croesawu ymgeiswyr o bob cefndir a chymuned ac yn arbennig, y rhai sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn ein gweithlu ar hyn o bryd. Mae hyn yn cynnwys ond nid yw'n gyfyngedig i ymgeiswyr DU, Asiaidd a Lleiafrifoedd Ethnig, ymgeiswyr ag anableddau, ac ymgeiswyr benywaidd.

Sefydliad Dwyieithog sy’n cydymffurfio â Safonau’r Iaith Gymraeg ac sy’n ymroddedig i Gyfle Cyfartal. Mae croeso i chi wneud cais am unrhyw swydd yn Gymraeg neu yn Saesneg a bydd pob cais a gyflwynir yn cael eu trin yn gyfartal.

Fisa Cyflogaeth

O dan gynllun system bwyntiau Llywodraeth y DU, nid yw'r swydd hon yn bodloni'r meini prawf i gael ei noddi gan Brifysgol Aberystwyth ar gyfer cais Llwybr Gweithiwr Medrus (SWR).